Eigenbeleg Vorlagen zur Vervollständigung ihrer Rechnungsführung

Eigenbeleg Vorlagen zur Vervollständigung ihrer Rechnungsführung

Downloaden Sie unseren Eigenbeleg als Vorlage und gestalten Sie damit selber einen Ausgabennachweis. Das Ersatzbeleg Muster im Microsoft Word-Dokument ist schon fertig ausgestellt und braucht lediglich noch ausgefüllt werden. Die Mustervorlage können Sie sowohl per Hand als auch am Rechner fertigstellen.

Sie haben keinen Rechnungsnachweise mehr oder haben keinen Ausgabennachweis erhalten? KeinThema! Gestalten Sie schnell, problemlos und kostenlos einen Eigenbeleg für eine lückenlose Geschäftsbuchhaltung.

Sehen Sie nun wie Sie einen eigenen Beleg erstellen.

Wie Sie unsere Eigenbeleg Vorlage ausfüllen sollten

Im Steuergebiet gilt der Leitfaden „Keine Verbuchung ohne Beleg“. Der Eigenbeleg kann nur dann erstellt werden, sobald eine Quittung in keinster Weise mehr vorhanden oder nicht nutzbar ist. Damit der eigene Beleg von den Finanzbehörden akzeptiert werden kann, muss jener im Zuge einer Betriebsausgabe erstellt worden sein.

Wichtig bei einem selbst ausgestellten Beleg ist die Dokumentation sämtlicher spezifischen Informationen über ihre geschäftliche Aufwendung, so wie diese typischerweise auch auf dem Originalbeleg aufgeführt wären. Ihr Eigenbeleg muss demzufolge nachzuvollziehen & von der Höhe der Ausgabe her glaubwürdig sein. Auf einem eigenen Beleg sind daher ausnahmslos der Vor- und Nachname sowie die Anschrift des Zahlenden, der Anlass für die Geschäftsausgabe, der Rechnungsbetrag, der Grund für das Erstellen des Ersatzbelegs, das Datum sowie die Unterschrift des Zahlenden anzugeben.

Hierbei sollte der Eigenbeleg stets der Ausnahmefall bleiben. Unzählige und zu oft erstellte Ersatzbelege sind bei einer Steuerprüfung gegebenenfalls nicht glaubwürdig.

Der Ersatzbeleg für fehlende Originalquittungen

Besteht für eine betriebliche Ausgabe kein Beleg & ist die anschließende Besorgung der Notbelege oder einer Kopie der Quittung nicht realisierbar oder zu schwierig, so kann ein Entrepreneur oder auch sein Beschäftigter einen Ersatzbeleg ausstellen. Auf jenem notiert dieser die nötigsten Infos zum Geschäftlichen Vorfall.

Der Ersatzbeleg dient in der Buchhaltung als Fundament für die Verbuchung des Geschäftsvorfalls. Kostenfreie Muster und Vorlagen helfen beim Erstellen Ihrer Ersatzbelege. Die Kosten sollten selbstverständlich geschäftlich veranlasst sein, um als Betriebsausgaben zu gelten. Die gezahlte Mehrwertsteuer kann ein Unternehmensinhaber keinesfalls als Vorsteuer abziehen, sofern dieser den Geschäftsvorfall alleinig mit einem Eigenbeleg nachweist. Nichtsdestotrotz zählt demzufolge auch der gesamte Bruttobetrag als Geschäftsausgabe.

Neben den Fällen, wo der Ersatzbeleg den originalen Beleg ersetzen soll, gibt es in einem Unternehmen auch Geschäftsvorgänge, bei denen es zur Erstellung von Ersatzbelegen gar keine Alternativlösung gibt, etwa im Falle von privaten Entnahmen oder -Einzahlungen von Kapital oder Sachwerten. Kostenlose Vorlagen & Muster helfen beim Erstellen von Eigenbelegen. Genauso bieten wir ein Tool für genau diesen Zweck an, welches ebenfalls kostenlos bereit steht.

Eigenbelege sind für niedrige Ausgaben unbedenklich

Ersatzbelege für Kleinbeträge bis zu 150 Euro brutto seien weitgehend unproblematisch, heißt es bei dem BVBC.

Das gilt vornehmlich für Zahlungsvorgänge, die über ein Bankkonto geführt wurden. Bekanntlich bestehe diesfalls ein Bankauszug als Nebenbeleg. Schwieriger sind Bargeldzahlungen. Eigenbelege für Barzahlungen kann der Zahlende um zusätzliche Nachweise ergänzen, sofern er solche weiteren Nachweise hat.

Fehlt beispielsweise eine Portoquittung, kann eine Replika des Briefes ihre Kosten untermauern. Einige Kleinbeträge lassen sich ohnehin alleinig mittels Eigenbeleg von der Steuer absetzen. Trinkgelder zum Anlass einer Bewirtung wird ein Selbstständiger nicht quittiert bekommen. Hierfür brauchen Sie den Bewirtungsbeleg.